L’archiviazione documentale dei servizi demografici del Comune di Valmontone a Maggioli

L’ESIGENZA:
Il Comune di Valmontone, comune laziale che conta circa 12.500 abitanti, aveva la necessità di eliminare la documentazione cartacea prodotta nel corso degli anni dal proprio ufficio demografico. Dal 2004 il Comune è stato autorizzato a sospendere l’aggiornamento cartaceo delle schede anagrafiche individuali e di famiglia ma, per il rilascio di certificazioni storiche o per la consultazione dei dati, l’archivio cartaceo è stato presente fino al 2007. Per ragioni di snellimento delle procedure di consultazione, il Comune desiderava archiviare la documentazione degli anni precedenti di attività.

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LA SOLUZIONE:
Nel 2004, dopo aver visionato e valutato altre soluzioni, il Comune ha scelto il gruppo Maggioli per soddisfare l’esigenza di razionalizzazione ed archiviazione dei documenti anagrafici dei propri cittadini. Circa 20.000 documenti, dopo essere stati suddivisi e organizzati in lotti differenti, sono stati scansionati presso il Comune e successivamente inviati per via telematica presso il Centro di Produzione Maggioli Modulgrafica per essere indicizzati. Durante questa fase, ogni immagine creata dallo scanner è stata associata a un nome e a un cognome per permettere la successiva archiviazione delle informazioni memorizzate e l’interrogazione del database. Terminata la fase di indicizzazione, tutte le immagini sono state caricate all’interno del software Maggioli Informatica Demos Win, per consentire una corretta gestione e un accesso rapido ed efficiente a tutte le informazioni caricate.
Il Sistema Informativo Demos, sviluppato da Maggioli Informatica, consente l’automazione di tutti gli adempimenti di competenza dell’Ufficio Demografico. Il software si compone di un modulo base (anagrafe) e di una serie di moduli integrabili per la gestione completa del servizio.

Fino ad oggi il comune ha archiviato con soddisfazione le schede anagrafiche individuali e di famiglia (modelli AP5 e AP6) dei cittadini: ciò ha permesso vantaggi economici derivanti dalla velocità di consultazione delle schede anagrafiche e dai costi di gestione degli archivi cartacei.
“Abbiamo apprezzato e apprezziamo il lavoro di ricerca e di innovazione svolto dalla Maggioli in favore dei servizi demografici. La nuova versione Web, che consente notevoli miglioramenti del servizio reso ai cittadini, ne è la testimonianza. Per questi motivi abbiamo concordato un programma di lavoro con la Maggioli in cui rientra l’archiviazione documentale”, dichiara Franco Frasca, Responsabile dei Servizi Demografici del Comune.

IL RISULTATO:
Grazie a Maggioli il Comune di Valmontone ha archiviato le schede demografiche relative ai propri cittadini antecedenti al 2004, che sono state rese gestibili direttamente da PC grazie al software Maggioli Demos Win. Successive modifiche e aggiornamenti della situazione anagrafica di ciascun cittadino non devono più essere riportati su supporto cartaceo ma inseriti direttamente all’interno del database.
All’interno del palazzo comunale è stato recuperato un ambiente di circa 30 metri quadri ed è aumentata la qualità del servizio reso nelle certificazioni storiche e nel lavoro di consultazione, permettendo un migliore utilizzo del lavoro del personale.
L’opera di archiviazione ha permesso, inoltre, di evitare la spesa legata alla sostituzione degli scaffali dell’archivio cartaceo, che erano ormai in pessime condizioni dopo anni di utilizzo.
“Oggi la gran parte dei procedimenti del servizio demografico è automatizzata ed è quindi gestibile da qualsiasi operatore”, dichiara Frasca. “L’impatto del cambiamento è stato sicuramente positivo: avere a disposizione sul PC le immagini delle schede anagrafiche, oltre alla possibilità di stamparle, ha migliorato la qualità del lavoro quotidiano. Inoltre per questa scelta, abbiamo registrato l’apprezzamento degli operatori. Il prossimo passo sarà quello di archiviare le carte di identità, soprattutto adesso che la loro validità è stata portata a dieci anni. Abbiamo in progetto di migliorare l’erogazione di servizi on line ai cittadini, come previsto dal codice dell’amministrazione digitale. La semplificazione nel rapporto con i cittadini è un obiettivo strategico della Pubblica Amministrazione.”

Gruppo Maggioli
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