Email archiving fondamento del Data Management

Anche se la conformità a normative e direttive non è un concetto nuovo, la pressione, il costo e lo sforzo per soddisfare indicazioni di data compliance hanno ormai raggiunto livelli significativi. I legislatori impongono alle aziende di conformarsi alle regole che governano lo storage e l’archivio dei messaggi di posta – soprattutto quando hanno a che fare con informazioni personali – favorendo l’adozione di nuove soluzioni per la data compliance.

L’avvento dei Big Data e l’esigenza di gestire grandi volumi di data stream hanno portato negli ultimi anni alla messa a punto di nuovi modi per garantire la conformità e trasformare le procedure di business.

Nuovi approcci al data management offrono la fase di discovery iniziale critica per aiutare le organizzazioni a identificare la sensibilità e il potenziale rischio di compliance di tutti i dati prima di strutturarli in un database di informazioni strategiche accessibile e di facile utilizzo.

Molte aziende devono ancora arrivare al punto in cui sono in grado di sfruttare al meglio i dati archiviati per una conformità più efficace. I compliance leader di tutti i settori hanno l’arduo compito di determinare quali dati misurare e come. Le soluzioni di data compliance attualmente disponibili sono molte e varie. E anche se le esigenze di conformità variano a seconda dei segmenti, le aziende oggi riconoscono la necessità di analizzare i dati non solo in riferimento agli obblighi di compliance, ma anche correlati alla possibilità di identificare un vantaggio competitivo dai risultati della funzione di conformità.

I pillar principali di una soluzione di data compliance efficace devono prevedere alcuni fattori. Uno di questi è l’accesso e la gestione intelligente alle informazioni, che permette ai manager di proteggere il business e di risparmiare offrendo un percorso semplice e rapido per rispondere a richieste di compliance e legal discovery. Dati in precedenza non strutturati e non taggati possono così essere sfruttati per dare luogo a decisioni di business strategiche, garantendo all’azienda massima produttività ed efficienza.

Un secondo fattore prevede l’uso di una piattaforma integrata per funzioni quali l’enterprise search ed eDiscovery, assicurando un accesso rapido e trasparente ai dati quando l’azienda ne ha più bisogno. Uno studio di Osterman ha rivelato che a quasi il 55 percento delle imprese è stato chiesto di presentare email da parte di un tribunale o ente normativo. Piuttosto che assumere una terza parte per cercare tra tutti i dati al fine di trovare le informazioni richieste, un’efficace soluzione di data compliance garantisce la disponibilità di valutazioni preliminari in grado di raffinare i data set e fornire solo le informazioni necessarie in modo sicuro e accurato.

Il terzo aspetto fondamentale è la disponibilità di un efficiente sistema di email archiving. La conformità proattiva richiede la capacità di navigare all’interno di grandi data stream. IDC rivela che il 60 percento delle informazioni critiche per le aziende è archiviato nella posta; in altre parole, è indispensabile che l’email storage sia accessibile e strutturato. Una strategia di email archiving adattiva assicura la continuità di business e la disponibilità di informazioni critiche.