Ridurre il costo della compliance

Il controllo dei costi di conformità continua a essere una delle principali priorità per le aziende di oggi. La sfida è quella di tenere i dati giusti, nel posto e nel momento più appropriati. Sfortunatamente le soluzioni tradizionali spesso sono utili solo per trasformare gli archivi in storage permanenti e non indirizzano l’archiviazione nel lungo periodo in modo efficace. Non sorprende quindi che le discussioni a livello di management siano focalizzate su come si possa bilanciare l’archiviazione nel lungo periodo con le esigenze di budget. Quanto di quello che un’azienda spende per lo storage ha un valore reale di business? Le informazioni archiviate possono rappresentare un rischio potenziale? Cosa si sa dei propri dati e, soprattutto, cosa non si sa? Si può essere tranquilli del fatto che i contenuti possano essere facilmente reperiti quando ne sorga l’esigenza? Quanto budget viene accantonato annualmente per i costi di archiviazione nel lungo periodo e come viene gestito?
Un’ulteriore complicazione nell’era dei Big Data è rappresentata dal fatto che molte aziende sono decisamente troppo caute. Con normative e requisiti che cambiano di anno in anno, corrono il rischio di archiviare troppe informazioni e diventare dei veri e propri “acchiappa-dati”. La principale problematica qui è che costi e rischi aumentano quando le aziende archiviano tutto indistintamente. File share, e-mail, desktop e laptop sempre più numerosi danno luogo a una quantità senza fine di nuovi dati da gestire: occorre a questo punto chiedersi se i vecchi dati diventino ridondanti e obsoleti o se mantengano la stessa rilevanza per l’azienda di quando sono stati generati. Si tratta di comprendere quali dati sono archiviati, dove e perché. Questa esigenza di informazione sta portando molte aziende ad adottare una strategia da “dentro tutto” per dormire sonni tranquilli ma, secondo un’indagine del Compliance, Governance and Oversight Counsel, fino al 69 percento dei dati archiviati non ha valore per l’azienda. Questi contenuti non solo rubano spazio di storage prezioso e costoso, ma possono creare problemi se non gestiti in modo appropriato.
L’esigenza di una maggiore compliance – sia che si tratti di normative, regole aziendali, legali o persino di sicurezza – comporta che le aziende pensino in modo molto più strategico a quello che spendono per l’archiviazione dei dati, così come a dove e come lo fanno. Affidarsi a metodi tradizionali per conservare tutto non è più accettabile né tanto meno pratico.
C’è tuttavia una crescente consapevolezza che la soluzione a questa problematica sia l’archiviazione basata su contenuti, poiché permette di controllare il costo, il rischio e la complessità della gestione e conservazione di dati conformi. In altre parole, consente alle aziende di avere una maggiore comprensione su quali dati hanno un valore e di conseguenza disegnare policy di archiviazione per determinare quali dati conservare, perché e per quanto tempo. Significa inoltre che una volta che le policy sono definite, i dati possono essere automaticamente classificati e organizzati a seconda del loro valore di business. In questo modo si eliminano i processi manuali a rischio di errore umano e i dati vengono gestiti in modo più efficiente per tutta la durata del loro ciclo di vita. Esistono soluzioni di archiviazione basate sui contenuti capaci di indicizzare e spostare sistematicamente solo i dati più importanti nell’archivio più efficace ed eliminare definitivamente tutto quello che è irrilevante per l’azienda. Tutto questo aumenta sostanzialmente la probabilità di ottenere sensibili riduzioni dei costi complessivi dello storage e conseguentemente della compliance.
Tuttavia, il più importante punto da evidenziare è il fatto che combinando l’archiviazione basata su contenuti con una repository virtuale centralizzata storage-agnostic, una ricerca enterprise-wide e un accesso self-service, si riducono anche i rischi per l’azienda in quanto tutti, inclusi i team legal e compliance, possono trovare rapidamente le informazioni necessarie. L’indicizzazione intelligente dei dati di backup e archivio semplifica il recupero delle informazioni, anche se conservate nel cloud.
Secondo Gartner , il 62 percento delle aziende non sta ancora utilizzando strumenti per archiviare e comprendere i dati. Chi propone l’archiviazione basata sui contenuti promuove naturalmente la sua capacità di:
• Ridurre i costi e le esigenze di capacità di storage di lungo periodo fino al 70 percento, eliminando i dati privi di valore
• Semplificare la gestione del ciclo di vita delle informazioni con policy automatizzate per classificare, organizzare, conservare e eliminare informazioni
• Abilitare archivi online efficienti con l’integrazione del cloud storage per accesso e spunti di business più rapidi
• Ridurre il carico della classificazione sugli utenti finali
• Semplificare la discovery, i legal hold e la revisione di file ed e-mail per ridurre il rischio
Tuttavia per le aziende che intendono contrastare il costo della compliance sarebbe opportuno considerare i tre seguenti punti per assicurare al proprio business maggiori informazioni e più valore aggiunto.

1) La compliance è mutevole. Si può affermare con certezza che ci saranno nuove normative, cambieranno quelle esistenti e altre spariranno, per cui se si vuole dare vita a un’azienda agile e reattiva, bisogna pensare di sfruttare una tecnologia scalabile e adattabile per tenere il passo con l’evolversi del business.
2) Non bisogna “salvare tutto” indistintamente senza considerare che tipo di valore risieda nei dati. Può rappresentare un problema sia in termini di costi che di rischi. Un approccio alla gestione delle informazioni basato sui contenuti consente di gestire i dati in modo intelligente, automatico ed economico per tutto il loro ciclo di vita.
3) Dare retta agli esperti di settore. Gartner suggerisce che “ove possibile si cerchino soluzioni che sfruttano un’infrastruttura condivisa”. Un’unica repository di dati e un punto di eliminazione centrale forniscono una soluzione di compliance difendibile, a basso rischio ed economica.